招標文件按照功能作用可以分成三部分：
一是招標公告或投標邀請書、投標人須知、評標辦法、投標文件格式等，主要闡述招標項目需求概況和招標投標活動規(guī)則，對參與項目招標投標活動各方均有約束力，但一般不構(gòu)成合同文件；
二是工程量清單、設計圖紙、技術(shù)標準和要求、合同條款等，全面描述招標項目需求，既是招標活動的主要依據(jù)，也是合同文件構(gòu)成的重要內(nèi)容，對招標人和中標人具有約束力；
三是參考資料，供投標人了解分析與招標項目相關(guān)的參考信息，如項目地址、水文、地質(zhì)、氣象、交通等參考資料。

招標書又稱招標通告、招標啟事、招標廣告，它是將招標主要事項和要求公告于世，從而招使眾多的投資者前來投標。一般都通過報刊、廣播、電視等公開傳播媒介發(fā)表。在整個招標過程中，它是屬于使用的公開性文件，也是具有周知性的文件。

招標書是招標人利用投標者之間的競爭達到優(yōu)選買主或承包方的目的，從而利用和吸收各地優(yōu)勢于一家的交易行為所形成的書面文件。屬于邀約的范疇。
所謂招標書，即業(yè)主按照規(guī)定條件發(fā)招標書，邀請投標人投標，在投標人中選擇理想合作伙伴的一種方式。
招標書是招標過程中介紹情況、指導工作，履行一定程序所使用的一種實用性文書。
招標書是一種告示性文書，它提供全面情況，便于投標方根據(jù)招標書提供情況做好準備工作，同時指導招標工作開展。

招標代理機構(gòu)面對的是采購單位對自己的項目了解程度差異非常大，再加上采購項目門類繁多，招標代理機構(gòu)編制招標文件前就要對采購單位狀況、項目復雜情況、具體要求等所有需求有一個真實全面的了解。

在編招標文件時應該考慮的都要考慮到，即使當時不能確定具體要求，也應把考慮到的要求提出來。想到了，但不能確定的也應該把想到了的提出來，讓投標者根據(jù)自己的經(jīng)驗來建議。
殊不知，有時一個細微疏漏，就可能造成被動局面，比如只注意設備的技術(shù)性能而忽略其整體幾何尺寸，后設備可能進不了廠房的門，進了門可能又沒有適合的面積來安裝調(diào)試；考慮報價要求時可能對設備報價都提出了要求，偏偏把分項報價忽略了，這都會給實際工作帶來困難。
公平競爭是指招標文件不能存有歧視性條款。只有公平才能吸引真正感興趣、有競爭力的投標廠商。招標文件不能含有歧視性條款，采購監(jiān)管部門對招標工作的監(jiān)管重要的任務之一就是審查招標文件中是否存有歧視性條款。當然技術(shù)規(guī)格要求制定得過低，看似擴大了競爭面，實則給評標帶來了很大困難，評標的正確性很難體現(xiàn)，后選擇的結(jié)果可能還是帶有傾向性。
招標文件編制要注意維護采購單位的秘密，如給公安系統(tǒng)招網(wǎng)絡設備就要考慮安全問題。不得損害國家利益和社會公眾利益，如噪音污染達標，為了維護，給廣電部門招寬帶網(wǎng)項目時就要注意這個問題。總之考慮要盡量地細致、全面，執(zhí)行起來就越順當。招標項目門類繁多，只有多積累、多調(diào)查、多思索、多積累經(jīng)驗，才能深入淺出，編出一份合乎規(guī)范的招標文件來。
招標書寫作是一種嚴肅的工作，要求注意：
(1)周密嚴謹。招標書不但是一種“廣告”，而且，也是簽訂合同的依據(jù)。因而，是一種具有法律效應的文件。這里的周密與嚴謹，一是內(nèi)容，二是措辭。
(2)簡潔清晰。招標書沒有必要長篇大論，只要把所要講的內(nèi)容簡要介紹，即可，切忌沒完沒了地胡亂羅列、堆砌。
(3)注意禮貌。這時涉及的是交易貿(mào)易活動，要遵守平等、誠懇的原則，切忌盛氣凌人，更反對低聲下氣。